Whistleblowing in Francia

Nell’aprile 2018 la Commissione Europea ha proposto di introdurre nuove misure volte a fornire una protezione uniforme e maggiore per i segnalanti (in inglese “whistleblower“) e nel marzo 2019 è stato raggiunto un accordo provvisorio tra gli Stati membri e il Parlamento europeo. Di conseguenza, è stata introdotta la Direttiva UE sul Whistleblowing 2019/1937  (“Direttiva Whistleblowing”), che mira a fornire standard minimi comuni di protezione per i whistleblower in tutta l’Unione Europea e cerca di porre fine a una confusa rete frammentaria di legislazioni nazionali in materia di whistleblowing. Nonostante il termine per il recepimento della nuova normativa era fissato per il 17 dicembre 2021, la maggior parte degli Stati membri dell’UE non ha rispettato il termine e ora rimangono ancora alcuni Paesi che non hanno ancora introdotto una legge a riguardo.

La Francia ha adottato la legge nazionale su whistleblowing nel marzo 2022. La legge è entrata in vigore il 1 settembre 2022. Prima della nuova legge, la Francia era in realtà un pioniere nella protezione dei segnalanti con la legge Sapin II del 2016.

Quindi, dopo diversi mesi di discussioni parlamentari e una positiva pronuncia del Consiglio costituzionale francese, in Francia è stata approvata la legge di recepimento della Direttiva 2019/1937. La normativa si applica a tutte le organizzazioni pubbliche e private con 50 o più dipendenti.

Ufficialmente intitolata “LOI n° 2022-401 du 21 mars 2022 visant à améliorer la protection des lanceurs d’alerte”, la nuova legge rappresenta un notevole miglioramento rispetto alla legge precedente e porta la Francia in linea con il resto d’Europa in termini di protezione dei whistleblower.

Ai sensi della legge, sia le aziende sia le singole persone possono incorrere in sanzioni (fino a 1 milione di euro per le aziende e fino a 200.000 € per i dirigenti che non implementano misure di prevenzione e individuazione) se non addirittura scontare una pena detentiva. Si tratta inoltre della prima volta in cui il diritto francese applica una legislazione completa in materia di anticorruzione mediante la creazione di un’agenzia nazionale di applicazione delle leggi anticorruzione, istituita dalla Sapin II e nota con il nome di Agence Française Anticorruption (AFA).

Secondo la legge, un informatore sarà considerato “una persona fisica che segnala o divulga, senza compenso finanziario diretto e in buona fede, informazioni relative a un crimine o un reato, una minaccia o un danno all’interesse generale, una violazione o un tentativo di nascondere una violazione del diritto o della regolamentazione internazionale o europea“.

Le informazioni riguardanti la segretezza della difesa nazionale, gli affari medici, la riservatezza tra un avvocato e il cliente, nonché la segretezza delle deliberazioni giudiziarie sono tutte escluse dal sistema di diritto di whistleblowing.

Di cosa è necessario disporre:

Codice di condotta

I comportamenti vietati di corruzione e traffico d’influenza devono essere definiti e illustrati in un codice di condotta redatto in maniera chiara e distribuito in tutta l’azienda.

Sistema interno di whistleblowing

Un solido sistema interno di segnalazione che garantisca la riservatezza ai whistleblower deve offrire ai dipendenti molteplici canali per segnalare i problemi, oltre a prevedere un database centralizzato per un’efficiente elaborazione e verifica delle segnalazioni.

Corsi di formazione sulla conformità per la visibilità aziendale

I dipendenti ad ogni livello aziendale devono ricevere formazione sulle caratteristiche specifiche della corruzione definite dalla legge, oltre che sulle prassi ottimali per segnalare le avvenute infrazioni.

Due diligence su terzi

L’intera rete di terze parti, composta da distributori, clienti, fornitori, intermediari, ecc., deve essere attentamente verificata e monitorata per garantire un’adeguata attenuazione e mappatura del rischio nella supply chain.

Policy Framework e procedure

L’ampiezza della legislazione francese deve incoraggiare tutte le aziende interessate a valutare e ad aggiornare le proprie policy e procedure per garantire la conformità agli standard.
Corsi di sensibilizzazione per leader aziendali

Oltre alla formazione generale offerta ai dipendenti sulla conformità, la nuova legge prevede corsi per leader aziendali di sensibilizzazione al whistleblowing.

Inoltre:

• Non è consentito l’accesso ai canali di whistleblowing da parte di personale non autorizzato
• Deve essere nominata una persona o un servizio di contatto imparziale e competente per dare seguito alle segnalazioni
• Un follow-up diligente deve avvenire durante tutta la procedura – questo vale anche per le segnalazioni anonime
• Devono essere fornite informazioni chiare e accessibili sulle procedure di segnalazione esterna
• Le segnalazioni possono essere scritte o orali (per telefono o sistemi di segreteria telefonica e, se richiesto dal segnalante), un incontro faccia a faccia entro un lasso di tempo ragionevole.

La nuova legge prevede all’ articolo 1-7 “che, per beneficiare delle tutele previste nel presente capitolo, i denuncianti possono, in alternativa“:

1. Inviare un avviso interno, in particolare se la violazione può essere gestita efficacemente in questo modo senza rischio di rappresaglie.
2. Inviare una segnalazione esterna, avendo già utilizzato il canale di reporting interno o il contatto diretto. In sintesi, se il canale interno è inefficace, il canale esterno può essere sfruttato.
   Questo può essere indirizzato alle seguenti parti:

• Un’autorità esterna competente
• Al difensore dei diritti che lo inoltrerà all’autorità responsabile del trattamento
• All’autorità giudiziaria
• Alle istituzioni, agli organi o alle agenzie dell’Unione europea responsabili del trattamento delle informazioni sulle violazioni del diritto dell’Unione.

3. Rendere pubblica la divulgazione, vale a dire in caso di mancato trattamento a seguito di una segnalazione esterna entro un certo periodo, il rischio di ritorsioni o di “grave pericolo imminente“.

In caso di segnalazione anonima o divulgazione pubblica, le persone a cui è stata rivelata la propria identità, come i giornalisti, potranno ottenere lo status di informatore, rafforzando così, conformemente alla direttiva, la protezione delle fonti. Il nuovo sistema vedrà anche il difensore dei diritti diventare responsabile del reindirizzamento delle segnalazioni quando un’autorità esterna non si considera competente. Nel corso della sua carriera, il segnalante potrà beneficiare del sostegno di un nuovo assistente del difensore dei diritti le cui responsabilità sono specificate da una proposta di legge organica.

LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI NEI GRUPPI MULTI-COUNTRY

La Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione impone agli Stati membri l’obbligo di assicurare che le persone giuridiche private, con più di 50 lavoratori, istituiscano canali di segnalazione interni nonché procedure per darvi seguito.

In particolare, secondo l’articolo 8, comma 6, le imprese private che hanno da 50 a 249 lavoratori hanno la possibilità di condividere le risorse sia per il ricevimento delle segnalazioni che per le eventuali indagini da svolgere, senza tuttavia pregiudicare l’obbligo di mantenere la riservatezza sull’identità del segnalante, fornire un riscontro e investigare sulla violazione segnalata. In altre parole, il legislatore europeo, tenendo conto delle risorse limitate delle Piccole-Medie Imprese (PMI), vorrebbe offrire loro un’opzione operativa per semplificare gli adempimenti richiesti e consentire anche un contenimento dei costi.

Tale norma ha alimentato un dibattito tra gli operatori in merito ai suoi eventuali effetti sulla realtà dei gruppi d’imprese, derivante dal fatto che la Direttiva contempla espressamente la facoltà di condividere le risorse solo per le PMI, senza aggiungere nulla per le imprese di dimensioni superiori. La questione che ha suscitato particolare interesse è, dunque, se e in quale misura le società di un gruppo possano condividere canali di segnalazione e capacità investigative. Questione rilevante soprattutto nei gruppi multi-country i quali, trovandosi ad operare in diversi paesi, devono far fronte a normative interne che, sul punto, potrebbero recepire in modo differente la Direttiva.

La gestione delle segnalazioni nei gruppi multi-country

Rispetto al tema della gestione delle segnalazioni nei gruppi di imprese, infatti, quasi tutte le leggi nazionali sono risultate in linea con quanto previsto dalla Direttiva, limitandosi a concedere solo alle PMI la possibilità di condividere risorse per la ricezione delle segnalazioni e il loro seguito.

Ci sono però due “voci fuori dal coro”, rappresentate dalla Danimarca e dalla Francia.

In particolare, il legislatore francese sembrerebbe aver deciso di estendere la possibilità di istituire procedure comuni per la raccolta e il trattamento delle segnalazioni ai gruppi di imprese, a prescindere dal limite dimensionale delle società che ne fanno parte.

L’approccio adottato dalla legge francese sembrerebbe riflettere una certa realtà pratica di gestione dei sistemi interni di segnalazione, nella misura in cui l’esperienza tende a dimostrare che le grandi imprese preferiscono centralizzare i loro canali di segnalazione interna ottimizzando al contempo le risorse disponibili.

Restano però dei dubbi sulla coerenza di tale impostazione con il dettato della Direttiva, dubbi che hanno portato alcune grandi imprese danesi ad interrogare sul punto la Commissione europea che, con due lettere di giugno 2021, ha cercato di fornire una guida sull’interpretazione dell’art. 8, comma 6, della Direttiva.

La Commissione ha favorito un approccio “decentrato”, richiedendo che ogni impresa con più di 50 lavoratori – anche se appartenente ad un gruppo – abbia un proprio canale di segnalazione interno locale al quale può essere aggiunto un canale centralizzato gestito dalla capogruppo, dando la possibilità al segnalante di scegliere in modo consapevole a chi presentare la propria segnalazione.

La Commissione ha, poi, precisato che, ai sensi dell’articolo 8, comma 6, quando in un determinato gruppo societario i programmi di compliance siano organizzati dalla sede centrale, potrebbe essere compatibile con la Direttiva che una società figlia benefici della capacità investigativa della sua società madre a condizione che:

• La società controllata sia di medie dimensioni (e quindi abbia da 50 a 249 lavoratori);
• I canali di segnalazione esistano e rimangano disponibili a livello della controllata;
• La controllata resti responsabile di dare un riscontro al segnalante;
• E, infine, ai segnalanti siano fornite informazioni chiare sul fatto che le indagini sulla loro segnalazione potrebbero essere gestite dalla persona o dal dipartimento incaricato dalla capogruppo, facendo salvo il diritto del segnalante di opporsi a ciò e di chiedere che il comportamento segnalato sia oggetto di indagine solo a livello della controllata.

Di conseguenza, i grandi gruppi di imprese, specialmente se multinazionali, dovranno ripensare alle loro attuali politiche in materia di segnalazione e valutare come creare un sistema in cui i whistleblower si sentano a proprio agio nel condividere la loro segnalazione con la società madre.