LES DIX RÈGLES D’OR POUR SE PROTEGER DANS LES CONTRATS COMMERCIAUX – Partie 3

SIGNATAIRES

1. IDENTIFICATION CORRECTE DES DEUX ENTREPRISES SIGNATAIRES

Avant de conclure un contrat avec un nouveau partenaire contractuel, il est toujours conseillé de demander un Kbis à la Chambre de commerce du lieu où l’entreprise a son siège social.

Cette demande peut également être faite par voie électronique.

Cette précaution permet de vérifier

• que la société est dûment enregistrée, existe toujours et n’est pas en cours de liquidation ;
• la date de création et donc depuis quand elle opère sur le marché ;
• que l’objet social est compatible avec l’activité que votre futur partenaire devra exercer dans le cadre du contrat (généralement, l’objet social couvre des domaines d’activité beaucoup plus larges que ceux effectivement exercés par une entreprise) ;
• qui est le représentant légal ;
• qui sont les autres représentants de la société qui peuvent engager la société et pour quels actes (la délégation du représentant légal à d’autres personnes – généralement, mais pas nécessairement, les dirigeants de la société – peut également être donnée par une délégation générale ou spécifique, notariée ou non, et ne figure donc pas toujours dans le Kbis de la Chambre de commerce. Toutefois, certaines entreprises demandent également leur inscription à la Chambre de commerce, précisément pour officialiser auprès des tiers les pouvoirs accordés à certains de leurs représentants) ;
• le nombre d’employés de l’entreprise (information utile pour vérifier si la structure organisationnelle du partenaire est adaptée à la réalisation de la future activité contractuelle. Par rapport aux informations obtenues auprès du partenaire, le Kbis identifie les employés, excluant ainsi les travailleurs non structurés et ceux qui sont “au noir”).

Si vous avez des doutes sur la solidité du partenaire, en plus de contacter des sociétés spécialisées dans les audits économiques, vous pouvez également demander un “Kbis historique”.

Une fois ces vérifications effectuées, les premières lignes du contrat peuvent être rédigées, qui concernent l’identification des deux parties.

Je vous recommande d’identifier correctement les deux parties contractantes en saisissant leurs coordonnées complètes : – indiquez le siège social et toutes les autres coordonnées de la société (par exemple, le code fiscal et le numéro de TVA).

Si votre futur partenaire est une société multinationale, rappelez-vous que le contrat doit être conclu avec le siège social de la société et non avec une filiale qui n’a pas d’autonomie juridique : c’est le cas même si, dans les faits, le contrat sera exécuté par la filiale.

Vous pouvez également utiliser le Kbis pour vérifier si votre cocontractant est une société juridiquement autonome ou non.

2. IDENTIFICATION DES PERSONNES PHYSIQUES SIGNATAIRES

Il est toujours bon de vérifier à l’avance que la personne qui signe le contrat est autorisée à le faire par la société à laquelle elle appartient.

Il est facile de le vérifier si le Kbis de la Chambre de commerce indique le nom de la personne qui signe le contrat, ainsi que sa qualité au sein de la société afin de déterminer si et dans quelle mesure elle peut engager la société par la signature du contrat. Ces pouvoirs de signature peuvent être :

• de nature contractuelle : par exemple, uniquement la signature de contrats ;
• ou des dépenses : par exemple, uniquement la signature de contrats dont la valeur ne dépasse pas 50 000 € ;
• ou les deux.

Si le nom ne figure pas dans le Kbis, n’hésitez pas à demander au signataire une copie de la procuration. Cette procuration doit également indiquer les pouvoirs des signataires et leurs limites.
Dans tous les cas, une garantie partielle est également fournie par le fait d’inclure – dans la constitution contractuelle des parties – la qualité et le nom de la personne qui signe le contrat pour chaque partie, en précisant que cette personne est “dûment autorisée à signer cet acte” : si ce n’est pas le cas, en signant le contrat, cette personne fait une fausse déclaration et peut être tenueresponsable, même sur le plan pénal.

Exemple de clause “Entre la société ——–, dont le siège social est situé à —–, rue —–, n° —-, inscrite à la Chambre de Commerce de ——, sous le numéro ——-, code fiscal n° —–, TVA n° —–, en la personne de son représentant ——–, qui confirme être dûment autorisé à signer le présent acte (ci-après dénommé “XY” par souci de concision) et la société ——–, dont le siège social est situé à —–, rue —–, n°. —-, inscrite à la Chambre de Commerce de ——, sous le numéro ——-, code fiscal n° —–, TVA n° —–, en la personne de son représentant ——–, qui confirme être dûment autorisé à signer le présent acte (ci-après dénommé “ZK” par souci de concision), tous deux également, ci-après, individuellement ou collectivement dénommés la/les “Partie(s)” ;”.